Otimizando o processo de locação com a tecnologia

Otimizando o processo de locação com a tecnologia

Existem algumas formas eficazes de otimizar o processo de locação, infelizmente, por causa da demanda por agilidade e rapidez, muitos detalhes acabam sendo negligenciados. No cenário atual, temos alguns inconvenientes que podem interferir nesse processo e, para entendê-los, devemos desmembrar as partes do sistema.

Etapas do processo de locação

1. Captação

A etapa de captação de imóveis antecede a venda, o aluguel e os demais processos. Aqui, a imobiliária e o vendedor firmam um acordo sobre a venda ou aluguel e os seus aspectos.

Nessa primeira etapa, inúmeras ferramentas digitais podem ser de grande ajuda. Já imaginou utilizar aplicativos para catalogar imóveis? Ou para ajudá-lo a avaliar os preços?

2. Divulgação

A divulgação eficiente não só conquista clientes, mas também tem o papel de manter um bom relacionamento com eles. E, hoje em dia, é necessário um bom marketing online para acompanhar o mercado!

3. Atendimento

O bom atendimento é o principal ponto de uma boa experiência comercial.

Fazer uma triagem alinha o perfil do interessado ao imóvel, resultando em atendimento personalizado. Além disso, é necessário um grande cuidado para que as informações estejam conectadas de forma coerente e sejam de fácil acesso, para evitar confusões.

Entretanto, o que normalmente vemos são agendas com páginas e mais páginas de nomes que, aos poucos, tornam a organização impossível.

Todas as informações devem estar a um clique de distância, facilitando e agilizando o atendimento!

4. Negociação

A imobiliária faz a intermediação entre o cliente que deseja comprar ou alugar com o respectivo proprietário do imóvel.

É necessário ter uma equipe capacitada para defender os interesses de ambas as partes e garantir o fechamento do negócio.

5. Análise

Essa é a etapa de coletar dados e documentos do locatário, dos fiadores e de todos envolvidos. É preciso ter um atendimento ágil e, mais importante, organizado, para que o cadastro seja aprovado e o contrato assinado o quanto antes (afinal, tempo é dinheiro para todas as partes).

6. Vistoria

Após encontrar o locador e o locatário, acontece a vistoria. Existe uma série de itens a serem avaliados durante o processo. É muito comum que o interessado no imóvel deixe de enxergar algo necessário como trocar o encanamento, por exemplo.

Mais do que uma checklist, é necessário saber quais itens avaliar, como fazer a análise e ter essas informações à mão. Aqui, novamente temos urgência, que pode ser resolvida com o uso da tecnologia móvel ou de aplicativos.

Quanto mais clientes, menos clientes?

Depois que a carteira de clientes começa a crescer, um novo desafio torna-se visível: como gerenciá-los? Acredite, a falta de gerenciamento é capaz de fazer um corretor perder vendas tanto quanto a falta de profissionalismo. Confundir agendamentos e enviar e-mails com informações não solicitadas pode fazer com que sua carteira rapidamente seja reduzida.

Será que utilizar somente planilhas é capaz de reverter a situação?

A tecnologia pode acelerar os processos imobiliários em diversos níveis. Leia mais sobre o assunto neste post.

Então, como fazer?

Um princípio básico para otimizar o processo de locação é analisar como a tecnologia pode ser útil para:

1 – Fazer mais em menos tempo
2 – Ter maior controle sobre as atividades da empresa

Ao responder essas perguntas, você terá um bom panorama para atuar de maneira mais eficiente e poderá utilizar a criatividade para tornar a sua metodologia de trabalho mais interessante.

Na captação

Salve as informações dos imóveis e as suas imagens, utilize aplicativos para conectar esses dois aspectos e crie uma lista do que deve ser analisado na avaliação do imóvel.

Na divulgação

Utilize sem medo as redes sociais, o site da empresa e invista em mobilidade.

Uma pesquisa realizada por empresários do ramo imobiliário, comentada no evento “Think Real State with Google”, revelou que 56% do processo de decisão de aluguel ou compra acontece quando o cliente é impactado de forma online. Isso significa que as novas mídias devem ser incorporadas aos processos imobiliários.

No atendimento

Priorize a digitalização de arquivos e o acesso informatizado aos dados. Isso reduz os gastos, poupa o meio ambiente e ajuda na organização da imobiliária! Integrar informações utilizando dispositivos móveis e os dados que estão na rede ou na nuvem é um excelente meio de manter o controle de empreendimentos, clientes e agendamentos.

Aplicativos e ferramentas online, como o Google Agenda, são de grande utilidade para garantir que os horários e os respectivos clientes estão integrados.

Para ajudar no relacionamento com o cliente, um software CRM (Customer Relationship Management) pode ser utilizado para conectar as conversas e os perfis, além de gerenciar as negociações.

Na negociação

Invista na educação e capacitação da equipe imobiliária, apresentando os aplicativos e os sistemas, ensinando os funcionários a utilizá-los e oferecendo suporte.

Uma boa equipe de vendas garante o intermédio bem-sucedido dos interesses de todos envolvidos!

Na análise

“E os processos tradicionais, onde ficam?” Estamos lidando com a diminuição de erros. Antes do cliente assinar o contrato com o imobiliária o processo é bem burocrático e deve ser feito em pouco tempo. Nessa etapa, softwares podem ser utilizados para identificar fraudes e ajudar na análise de crédito, por exemplo. Algo que demoraria muito se fosse feito manualmente.

Na vistoria

Existem algumas formas de otimizar as vistorias de locação. Uma delas é utilizar um tablet em conjunto com uma planilha de vistoria para ganhar tempo na entrega dos relatórios.

Alguns aplicativos, como o próprio VistoriaSimples, apresentam uma série de facilidades para realizar uma vistoria mais ágil e organizada.

VistoriaSimples inclui dois aplicativos: o VistoriaEntrada, que permite o registro detalhado de imóveis, com descrições e fotos, especialmente elaborado para o momento de ocupação de um imóvel; e o VistoriaSaída, que aponta danos ocorridos durante o período de locação, no momento de desocupação de imóveis, a partir de uma vistoria de entrada previamente exportada ou da criação de uma nova vistoria de saída.

Dica! Confira nosso eBook 7 passos fundamentais para uma vistoria infalível que aborda especificamente esta importante etapa do processo de locação.

 Resultados!

A sociedade ainda está aprendendo a ver a tecnologia como uma maneira de alcançar resultados melhores. E é isso o que você deve esperar ao utilizar a tecnologia: resultados!

Utilize métricas e indicadores para acompanhar o desempenho da empresa. Levante e analise os custos envolvidos em cada etapa do processo de locação, o tempo de aquisição de clientes conforme o tipo de imóvel e localização, quantas visitas o imóvel recebe até que seja alugado, o tempo levado entre a sinalização de interesse do locatário até a assinatura do contrato, o tempo médio das vistorias, o índice de contestações de relatórios, e assim por diante. Lembre-se da famosa frase: “o que não se mede, não se gerencia”. Este lema deve ser levado a sério por todos os diretores e gerentes da imobiliária quando o assunto é otimizar o processo de locação.

Gostou das nossas dicas? Que tal saber mais sobre o software VistoriaSimples? Acesse nosso site!